數位典藏規則
（一）前置作業
包括檔案清點、檔案保存處理及編目整理等。臺灣鹽業檔案依接收後編列之目錄進行原件紙本檔案清點，並檢視、記錄檔案保存現況，以作為數位化工作參考。經清點後之原件紙本全數以無酸紙盒包裝，已損壞之檔案冊卷則置入夾鍊袋後再以無酸紙盒包裝，全部檔案清點整理後存放於館內典藏庫。
（二）數位化作業
數位化工作包括掃描、翻拍及影像整理等。
檔案數位化採不主動拆冊（註1），而以現況掃描或翻拍為主，所以檔案數位化之影像檔製作基本上為委外執行，由廠商進駐館內執行掃描或翻拍作業，經館方審查抽驗後完成數位化工作。
之後再由本計畫執行人員進行影像檔案整理、調整大小、編碼等工作。影像檔案整理主要是讓影像規格統一及影像品質微調，以提供網路查詢使用。
本（98）年度將過去已先行委外掃描之日治時期臺灣鹽業檔案374冊約95,000幅掃描影像檔，據此進行影像編輯工作。惟工作過程中對缺漏（掃描）之頁面或影像品質不良者進行補掃描或翻拍。
註1：部分檔案於館方接收時已呈現脫落或夾帶於卷冊內信封等無裝訂狀態，故可使用平台式掃描或饋紙式掃描。
（三）後設欄位規劃與資料庫建置
本館典藏「臺灣鹽業檔案」應隸屬日治時期實施專賣制度總管理機關－「臺灣總督府專賣局」之機關檔案資料，檔案採「業務別」逐年歸檔，本館典藏此批專賣制度下的鹽業檔案912冊，就數量而言並不多。
其次，本館於民國91年執行「典藏日據與光復初期史料數位化計畫」為本系列計畫之第一期，當時已對館藏臺灣總督府專賣局檔案，與「數位典藏國家型科技計畫後設資料工作小組」進行數位化之基礎資料研究與後設資料規格規劃，並已完成館藏專賣局檔案數位化工作，即涵蓋部份鹽業檔案。
此外，配合本（98）年度館藏多宗數位化檔案資料庫查詢系統整合專案計畫，「臺鹽檔案數位化計畫」由計畫執行人員針對檔案屬性、內容編排方式、保存現況等進行基礎分析，再由資訊廠商協助進行後設欄位規劃。
館藏臺灣鹽業檔案為日治時期專賣局彙編整理成冊，各冊內首頁有「門/類/目分類」、「件名」，「完結時間」等資訊。單一「件名」意指同一主題，內容有多次公文往返文書紀錄，甚至是調查報告撰寫、公文草稿等文件產生過程都一併整理歸檔，端視當時整理者不一而定。故「件」少則一、二頁，多則上千頁。原則上每筆後設資料以「件」為單位著錄，但為顧及讀者閱讀及檢索上的便利性，超過百頁以上者，則重新評估分件方式，以提高讀者透過網路查詢與瀏覽效能。
1.典藏號規則
參考前置作業清點成果，針對檔案屬性進行清查，並歸納統計各項欄位屬性，進行典藏號編碼規劃及資料庫環境準備。館藏臺灣鹽業檔案典藏號由全宗號-冊號-件號組成，共12碼，例如：典藏號006010001001。
掃描號編碼由冊號、件號及頁碼三項檔案屬性組成，共15碼，例如：010001001001。
2.著錄欄位架構及範例說明
（四）資料庫建置
由委外資訊廠商進行系統環境建置，包括資料庫欄位正規化及系統漏洞修正等工作。
包括檔案清點、檔案保存處理及編目整理等。臺灣鹽業檔案依接收後編列之目錄進行原件紙本檔案清點，並檢視、記錄檔案保存現況，以作為數位化工作參考。經清點後之原件紙本全數以無酸紙盒包裝，已損壞之檔案冊卷則置入夾鍊袋後再以無酸紙盒包裝，全部檔案清點整理後存放於館內典藏庫。
 臺鹽檔案卷冊 |
 臺鹽檔案卷冊 |
 臺鹽檔案卷冊 |
 嚴重損壞 |
 包裝夾鍊袋 |
（二）數位化作業
數位化工作包括掃描、翻拍及影像整理等。
檔案數位化採不主動拆冊（註1），而以現況掃描或翻拍為主，所以檔案數位化之影像檔製作基本上為委外執行，由廠商進駐館內執行掃描或翻拍作業，經館方審查抽驗後完成數位化工作。
之後再由本計畫執行人員進行影像檔案整理、調整大小、編碼等工作。影像檔案整理主要是讓影像規格統一及影像品質微調，以提供網路查詢使用。
本（98）年度將過去已先行委外掃描之日治時期臺灣鹽業檔案374冊約95,000幅掃描影像檔，據此進行影像編輯工作。惟工作過程中對缺漏（掃描）之頁面或影像品質不良者進行補掃描或翻拍。
註1：部分檔案於館方接收時已呈現脫落或夾帶於卷冊內信封等無裝訂狀態，故可使用平台式掃描或饋紙式掃描。
（三）後設欄位規劃與資料庫建置
本館典藏「臺灣鹽業檔案」應隸屬日治時期實施專賣制度總管理機關－「臺灣總督府專賣局」之機關檔案資料，檔案採「業務別」逐年歸檔，本館典藏此批專賣制度下的鹽業檔案912冊，就數量而言並不多。
其次，本館於民國91年執行「典藏日據與光復初期史料數位化計畫」為本系列計畫之第一期，當時已對館藏臺灣總督府專賣局檔案，與「數位典藏國家型科技計畫後設資料工作小組」進行數位化之基礎資料研究與後設資料規格規劃，並已完成館藏專賣局檔案數位化工作，即涵蓋部份鹽業檔案。
此外，配合本（98）年度館藏多宗數位化檔案資料庫查詢系統整合專案計畫，「臺鹽檔案數位化計畫」由計畫執行人員針對檔案屬性、內容編排方式、保存現況等進行基礎分析，再由資訊廠商協助進行後設欄位規劃。
館藏臺灣鹽業檔案為日治時期專賣局彙編整理成冊，各冊內首頁有「門/類/目分類」、「件名」，「完結時間」等資訊。單一「件名」意指同一主題，內容有多次公文往返文書紀錄，甚至是調查報告撰寫、公文草稿等文件產生過程都一併整理歸檔，端視當時整理者不一而定。故「件」少則一、二頁，多則上千頁。原則上每筆後設資料以「件」為單位著錄，但為顧及讀者閱讀及檢索上的便利性，超過百頁以上者，則重新評估分件方式，以提高讀者透過網路查詢與瀏覽效能。
1.典藏號規則
參考前置作業清點成果，針對檔案屬性進行清查，並歸納統計各項欄位屬性，進行典藏號編碼規劃及資料庫環境準備。館藏臺灣鹽業檔案典藏號由全宗號-冊號-件號組成，共12碼，例如：典藏號006010001001。
| 全宗號 | 冊號 | 件號 | |
| 典藏號 | 3碼 | 6碼 | 3碼 |
| 範例1(日治) | 006 | 010001 | 001 |
| 範例2(戰後) | 006 | 350001 | 001 |
掃描號編碼由冊號、件號及頁碼三項檔案屬性組成，共15碼，例如：010001001001。
| 項目 | 冊號 | 件號 | 頁數號 | |
| 位數 | 類別2碼 | 冊流水號4碼 | 3碼 | 3碼 |
| 代碼 | 01～28 | 0001～9999 | 001～999 | 001～999 |
| 範例 | 010001001001 | |||
2.著錄欄位架構及範例說明
| 中文欄位 | 英文欄位 | 格式 | 定義及著錄說明 | 欄位值(範例) |
| 機關代號 | Institution Number | Varchar(10) | 典藏機構代碼。【系統自動產生】 | TH |
| 全宗號 | Group Number | Varchar(3) | 按館方典藏各宗檔案的唯一號碼。【系統自動產生】 | 006 |
| 全宗名 | Group Name | Varchar(100) | 全宗檔案總稱。【系統自動產生】 | 臺灣鹽業檔案 |
| 典藏單位 | Location | Varchar(30) | 負責典藏檔案的機構。【系統自動產生】 | 國史館臺灣文獻館 |
| 典藏地 | Stack Area | Varchar(30) | 典藏檔案所在位置。【系統自動產生】 | 文獻大樓四樓典藏室 |
| 中文欄位 | 英文欄位 | 格式 | 定義及著錄說明 | 欄位值(範例) |
| 冊號 | Volume ID | Varchar(6) | 案卷以立檔單位之業務功能來區分。冊號共六碼，以阿拉伯數字著錄。
|
010001 |
| 冊名 | Volume Name | 按檔案上封面名稱照錄。 | 審理書 | |
| 類別 | 依專賣局七個時期不同分類方式著錄。【系統自動產生下拉式選單】 | 第五門食鹽 第二類鹽田 | ||
| 立案者 | text | 資料的創造者或產生者，可能是人或單位、科室。另可加註個人職銜；單位則加註相關確認資訊。 | 會計檢查院；庶務課長 | |
| 冊目錄頁數 | Index Pages | Int | 封面與目錄頁加總之數量及連結。【系統自動產生】 | 共4頁，001 002 003 004 |
| 中文欄位 | 英文欄位 | 格式 | 定義及著錄說明 | 欄位值(範例) |
| 典藏號 |
|
006-010001-001 | ||
| 件號 | Item ID | Varchar(3) | 三碼。 | 002 |
| 件名 | Item Name | Varchar(200) | 以檔案目錄件名照錄或經由重新分件後著錄，100字內。 | 二、洗滌塩ニ關スル審理及答辨 |
| 中文日期 | text | 以公文完結時間，或立案時間為主。以中文著錄。 | 昭和十六年一月五日 | |
| 西元日期-年代 | Volume Year | Varchar(4) | 以中文日期轉換成西元日期，年代為四位元。 | 1941 |
| 西元日期-月 | Volume Month | Varchar(2) | 以中文日期轉換成西元日期，月份為二位元。 | 01 |
| 西元日期-日 | Volume Day | Varchar(2) | 以中文日期轉換成西元日期，日為二位元。 | 05 |
| 件內容描述 | Content | Text | 描述該件內容提要，主要重點描述該檔案內容的人、事、時、地、物等相關訊息。 | |
| 關鍵詞 | KeyWords | Varchar(200) | 以文字描述，100字內。性質相同的關鍵字以「；」區分。 | 採購；契約；名冊 |
| 人名 | Varchar(200) | 內容相關的人名，按檔案上名稱照錄。 | 辜顯榮 | |
| 地名 | Varchar(200) | 內容相關地點，以完整且正式的行政地名為描述原則，描述層級以檔案產生屬地為主。 | 鹿港菜市頭 | |
| 機關 | Varchar(200) | 按檔案內之相關機關名稱照錄。多單位或多人以「；」間隔，100字內。 | 鹿港支局；北門支局 | |
| 語文代碼 | Language | Varchar(2) | [C]中文；[J]日文 | [J]日文 |
| 頁數 | Pages Number | Int | 本件總頁數及連結。【系統自動產生】 | 共16頁，001 002 003 004 005 006 007 ... |
| 中文欄位 | 英文欄位 | 格式 | 定義及著錄說明 | 欄位值(範例) |
| 使用狀態 | Status | Varchar(2) | [01]可公開查詢 [02]不公開查詢。【系統自動產生】 | [01]可公開查詢 |
| 保存狀況 | Condition | Varchar(20) | 按館方A、B、C、D、E五個等級：
|
C |
| 版權 | CopyRight | Varchar(20) | 【系統自動產生】 | 國史館臺灣文獻館 版權所有 |
| 登錄者 | Creator User ID | Varchar(10) | 由編輯者帳號登入。【系統自動產生】 | 研究助理-王小明 |
| 登錄日期 | Creator Date | DateTime | 【系統自動產生】 | 2009.07.21 |
| 校閱者 | ModoifyUser ID | Varchar(10) | 由校閱者帳號登入。【系統自動產生】 | 校閱-李大華 |
| 修改日期 | Modify Date | DateTime | 【系統自動產生】 | 2009.08.02 |
| 讀者備註事項 | Notes for Reader | Text | ||
| 管理備註事項 | Notes for Manager | Text |
（四）資料庫建置
由委外資訊廠商進行系統環境建置，包括資料庫欄位正規化及系統漏洞修正等工作。